Які печатки може мати фірма

У процесі роботи юридичної особи часто виникають питання, що стосуються використання печаток і штампів у роботі організації. Дана стаття допоможе зняти частина з них.

Перш ніж ви прочитаєте дану статтю, усвідомите одну просту річ - держава не регламентує виготовлення й облік печаток юридичної особи, тому дана функція лягає повністю на саму юридичну особу. Жоден банк або податкова не вправі вказувати на те, як повинна виглядати печатка юридичної особи. Для того, щоб робота в цьому напрямку була максимально ефективна, необхідне видання локального нормативного акту у вигляді, наприклад, «Положення про порядок виготовлення, обліку й обороту печаток і штампів». Даний документ дозволить зняти всі розбіжності й непорозуміння, що виникають при використанні штемпельної продукції. Помнете, неправильне застосування печаток може привести до фінансових втрат.

Типи печаток і штампів

У роботі юридичної особи допускається використання наступних типів штемпельної продукції:

Основна печатка. Іноді помилково йменується «гербової». Відбиток основної печатки ставиться на документах для посвідчення їхньої дійсності. Додаткова печатка. Такі печатки, як правило, відтворюють найменування організації, її структурного підрозділу, вид печатки. Основна умова їхнього застосування полягає в тому, що їхній відбиток повинен відрізнятися від відбитка основної печатки. Додаткові печатки можна розділити на дві групи:

печатки підрозділів або філій організації (кредитний відділ, управління персоналу й т.д.); печатки для посвідчення певних видів документів. У цьому випадку в поле печатки содержиться додатковий напис - наприклад, для рахунків-фактур, для довідок і т.д. Додаткові печатки можуть мати різну форму: круглу, трикутну й ін.

Відбитками додаткових засвідчуються копії документів, виписки з документів і ін.

Кутовий штамп. Ставиться до основних штампів. У ньому втримуються основні реквізити організації. Допоміжні штампи. Використовуються, в основному, для спрощення роботи персоналу й внутрішнього контролю (штамп для реєстрації вхідних документів, для внутрішньої переписки, для грошово-розрахункових документів). Виготовлення, облік, заміну, зберігання, передачу й знищення печаток і штампів, як правило, в організації забезпечує керівник орготдела (АХЧ, АХО й т.д.), призначений наказом керівника компанії. Відповідальність за використання й зберігання додаткових печаток і штампів, видаваних структурним підрозділам покладає наказом керівника відділу, що видав печатку, на працівників, що одержав печатки й штампи й розписалися в обліковому журналі.

Основна кругла печатка організації перебуває в керівника орготдела, використовується в роботі й зберігається в нього в сейфі. Допускається видача цієї печатки під розписку іншим працівникам в особливих випадках, наприклад хвороба або тривала відсутність керівника орготдела.

Допоміжні печатки й штампи перебувають у працівників організації, відповідальних за їхнє використання й схоронність.

Зберігання додаткових печаток і штампів допускається тільки у відділеннях, що закриваються, письмових столів або в сейфі. Доступ до місця зберігання має лише особу, що одержала печатки, штампи для використання їх у роботі й відповідальне за їхню схоронність.

При втраті основної печатки організації й круглої печатки структурних підрозділів бажано подати про це оголошення в газеті із вказівкою про недійсність втраченої печатки.

Журнал обліку печаток і штампів

Для обліку печаток і штампів ведеться журнал, що перебуває в керівника орготдела й зберігається в сейфі. Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується, скріплюється основною печаткою й підписом керівника організації. Знову, що надійшли печатки, і штампи повинні бути зареєстровані в самий короткий період.

Джерело: bishelp.ru