Вимоги до целеполаганию в менеджменті

Автор: Олексій Олексійович Радугин, доктор філософських наук, професор, завідувач кафедрою Воронезького державного архітектурно-будівельного університету, заслужений діяч науки РФ.Коли менеджер вирішує, які сфери повинні охоплювати мети, він не повинен обмежуватися одною сферою, а направляти їх відразу на трохи. Незалежно від специфіки сфери, для якої менеджер ставить мета, необхідно пам'ятати про наступне:

Переконаєтеся, що мети торкаються верхівки організації. Якщо вище керівництво не має ясних цілей, нижні рівні організації втрачають напрямок, і люди на цих рівнях можуть припустити, що постановка цілей сама по собі не важлива.

Дайте ясне формулювання ключовим цілям організації й переконаєтеся, що всі члени організації знайомі з ними. Підлеглі часто не мають достатнього подання про неї, і це веде до того, що місія, що наповнює роботу змістом і значенням, стає другорядною. Менеджери повинні систематично нагадувати людям ключові цілі організації, задаючи питання: «Для чого ми працюємо? Що є метою цієї організації? На чому вона фокусирует своя увага?»

Переконаєтеся, що кожна людина, робоча група або одиниця в організації мають щонайменше одну ясну, зрозумілу й регулярно контрольовану ціль.

Не призначайте кому-небудь більше, ніж 6-9 цілей одночасно. Перевантаження підлеглих занадто більшою кількістю цілей розсіюють їхнього зусилля й підриває їхня ефективність.

Сформулюємо ті вимоги, яким повинні відповідати процес постановки цілей у менеджменті.

А. Мети повинні містити строки їхнього виконання

Вимірні цілі є ефективними не тільки тому, що вони кількісно визначені, але ще й тому, що кожна вказує строки для досягнення цієї мети. Набагато краще затверджувати, що той або інший показник повинен зрости на деяку величину, указуючи при цьому певний період часу. Проведення подібної тактики допомагає менеджерові визначити, з якою частотою проводити оглядові перевірки, щоб у випадку відхилення від графіка було досить часу, щоб активізувати діяльність і привести його до норми. В остаточному підсумку, визначення тимчасових рамок допомагає службовцем дізнаватися, коли певні стадії, від яких залежить їхня власна робота, будуть завершені.

Визначення тимчасових рамок важливо й для довгострокових, і для короткострокових цілей, але тимчасові рамки не так часто визначаються при постановці загальних цілей, що стосується мети місії організації.

Б. Мети повинні бути короткими

Довгострокові й короткострокові цілі найбільш ефективні, коли вони короткі. Розглянемо мету, що формується в такий спосіб, «збільшити й розширити нашу частку на ринку протягом наступного року (1 січня 200Х — 31 грудня 200Х рр.) до рівня, що на 8-10% вище рівня попереднього року, роблячи особливий наголос на посилення реклами, знижки при ціноутворенні, стимулювання продажів». Ця мета занадто багатослівна. «Збільшити нашу частку на ринку на 10%» - більше коротка й, отже, більше ефективна.

Менеджери часто ігнорують цю вимогу й включають у формулювання мети опис методів, які будуть використані при досягненні цієї мети, замість того, щоб просто сформулювати бажаний результат. Кошти або методи, які будуть використовуватися при досягненні цілей, краще записати окремо, як частина планів, які менеджер збирається здійснити.

В. Мети повинні призивати до перевищення стандартів

У більшості випадків стандарти — це мінімальний рівень прийнятного виконання того або іншого виду діяльності, що існує як для окремих робітників, так і робочих груп або підрозділів організації. Стандарти звичайно відображають низький рівень виконання, що прийнятний у цій організації. Мети ж виявляють собою бажаний результат, що повинен бути вище стандарту. Таким чином, стандарт передбачає 2% шлюбу на місяць, гідна мета - скоротити цю цифру до 1 % на місяць.

М. Мети повинні бути реалістичні

Мети повинні бути реалістичні. Мети, які встановлюють занадто високу планку, ніколи не будуть досягнуті. З іншого боку, коли мети ставляться занадто низько, досягнення їх не дає почуття задоволення. Дослідження неодноразово показували, що люди працюють найбільше продуктивно, коли мети встановлені на так званому спонукальному рівні — досить високому, щоб було до чого прагнути, але не настільки високому, щоб зазнати невдачі, і не настільки низькому, щоб не потрібно було затрачати зусилля для її досягнення.

Що означає «досить високий рівень?» Він може бути різний для окремих робітників, робітників груп і т.д. Наприклад, ціль «збільшити прибутковість від 2 до 8% в 200Х г.» може бути досягнута одною групою, провалена інший, і бути ледь прийнятої в увагу третьої. Одне з рішень цієї проблеми — розробляти численні конкретні цілі для кожної групи. Подібна диференціація цілей вимагає додаткового часу й використання методів планування, але результатом звичайно бувають більше реалістичні, спонукальні цілі.

Д. Мети повинні бути гнучкими

Мети повинні бути досить гнучкими, щоб їх можна було вдосконалити у випадку непередбачених або екстраординарних змін ситуації у фірмі. Але гнучкість звичайно досягається на шкоду специфічності — дуже важливій характеристиці ефективної мети. Шлях для рішення цієї дилеми досить простий, не варто ставитися до мети з позиції «всі або нічого». Якщо ціль укладається в тім, щоб збільшити продажі на 12%, то ріст продажів на 11,6% навряд чи можна розцінювати як невдачу або погано зроблену роботу. У противному випадку люди будуть уникати будь-якого, навіть самого маленького ризику й будуть дотримуватися старих консервативних цілей, яких вони завжди можуть досягти.

Е. Мети повинні бути прийнятними

Ціль більше ефективна, коли відповідальні за її виконання люди вважають її прийнятної. Коли мети відображають результати, що відповідають їхньому власному сприйняттям і перевагам, особливо коли вони брали участь у постановці цих цілей, люди ще більш енергійно будуть намагатися їх досягти.

Мети, які відповідають всім критеріям, згаданим вище, будуть прийнятними, особливо коли вони також відповідають думкам і припущенням менеджерів, які повинні стежити за їхнім виконанням. Один зі шляхів, якої менеджери звичайно намагаються зробити мети прийнятними, укладається в тім, щоб зібрати тих, хто відповідає за виконання цілей, вислухати їхні пропозиції й на їхній основі сформулювати мети.

Мети, які мають вишеперечисленними якості, більше ефективні, чим ті, які ними не володіють. Але метод, яким ставляться мети, — це не єдине питання, що заслуговує на увагу. Менеджери також повинні знати ключові аспекти постановки й використання цілей для того, щоб максимізувати ефективність цих цілей.

Менеджер може переконатися, що він виклав мети ефективним, оптимальним образом, якщо він запам'ятає кілька наступних рад:

Викладайте кожну мету з погляду результату, а не діяльності.

Переконаєтеся, що кожна мета має тимчасові рамки, тобто зазначений строк, протягом якого вона повинна бути досягнута.

Переконаєтеся, що кожний, хто бере участь у досягненні загальної мети, має вимірні проміжні цілі, навіть якщо вони ставляться довільно. Але будьте готові регулювати загальну мету, щоб вона залишилася реалістичною.

Коли ви не зовсім упевнені й не можете точно поставити мета, визначите хоча б її прийнятні результати.

Коли мети залежать від деяких умов, викладете ці умови.

Коли постановка цілей іде спільними зусиллями, не відкидайте другорядні й незначні варіанти. З їхньою допомогою ви можете поставити більше точну мету. У противному випадку, недолік точності може задушити ініціативу.