Рішення бізнес-проблем. Побудова рішення

Коли завдання поставлене й ви збираєтеся неї обговорити, необхідно, щоб ваше рішення було:

1. засновано на фактах

2. чітко структуровано

3. засновано на висуванні й аналізі гіпотез.

Процес рішення краще завжди починати з розгляду фактів. Факти дозволяють зрозуміти поточне положення справ. Факти дозволяють домогтися довіри. Звичайно, факти можуть відкрити помилки й промахи минулої роботи. Але цього не потрібно боятися, це потрібно використовувати.

Факти дозволяє побудувати початкову гіпотезу рішення. Відправна гіпотеза буде служити своєрідною картою при побудові рішення.

Для того, щоб при рішенні проблеми ваші думки були чітко структуровані, ви повинні звільнитися від плутанини й повторень. Це значить, коли ви будуєте список можливих загальних рішень (відправну гіпотезу), головне, щоб у цьому списку не було односмисленних рішень, що коштують як окремі рішення. Рішення, що ставляться до однакової області впливи, повинні бути об'єднані в один пункт. Наприклад, рішення: зміна процесу виробництва для поліпшення якості продукції, - буде ставитися до пункту списку рішень: поліпшення маркетингу продукції, - а не стояти окремим пунктом. Не бійтеся зробити список можливих рішень складним, з підпунктами й розбивкою. Так ви зможете більш докладно осмислити проблему й варіанти її рішення.

Однак ваша первісна гіпотеза (первісний список рішень) – це тільки теоретичні припущення, які потрібно довести або спростувати. Якщо ваші гіпотези вірні, то через кілька місяців роботи вони будуть першим слайдом вашої підсумкової презентації. Якщо ж вони виявляться невірними, те, виявивши це, ви будете мати досить інформації, щоб відразу ж перейти до правильного рішення. Записавши ваші основні гіпотези на папері й визначивши, який аналіз вам необхідний, щоб довести або спростувати їх, ви створюєте собі карту, випливаючи якої ви прийдете до остаточного обґрунтованого рішення.

Щоб структурировать вашу проблему, розбийте її на основні компоненти. Виділите ключові фактори. Сфокусуйтеся на проблемі, тобто розглянете її сутність, а не намагайтеся вирішити її частина за частиною. Спростите модель проблеми, відкиньте мало значимі фактори. Наприклад, наша сонячна система складається з мільйонів тіл, кожне з яких має свою чинність притягання й, таким чином, впливає на інші тіла. Коли вчені аналізують рух небесних тіл, то вони ігнорують більшості із планет, оскільки кожний додатковий компонент, що враховується при розгляді проблеми, збільшує витрати на рішення проблеми в кілька разів. Не працюйте більше, працюйте розумніше. В іншому випадку, ви витратите занадто багато часу й полуите занадто малий ефект від цього, як якби ви пробували випарити океан, щоб одержати щіпку солі. Будьте виборчі.

Отже, ви визначили ключові фактори. Тепер, необхідно розглянути вплив кожного з них і виробити по кожному рекомендації, які можуть бути застосовані. Це дуже важливо. Припустимо, прибутковість вашого бізнесу у великому ступені залежить від погоди. Насправді це і є ключовий фактор під час сезону. «Ми повинні молитися про гарну погоду» - не буде діючою рекомендацією. «Ми повинні знизити нашу залежність від мінливості погоди» буде діючою рекомендацією першого рівня.

Розвиток гіпотез за допомогою структурування проблеми дозволяє побудувати дерево гіпотез - схему для рішення вашої проблеми. Це досить просте завдання. Складна частина починається тоді, коли ви приймаєтеся копати глибше, щоб довести свої припущення. Чи є ваша гіпотеза кращої, котру ви могли придумати, уже маючи інформацію? Чи врахували ви всі можливі питання? Чи згадали ви всі важливі аспекти проблеми? Чи всі ваші рекомендації діючі й доказові?

Тут тільки варто врахувати важливий момент: гіпотези, розроблена командою, значно краще, ніж та, котру розробили б ви один. Тому використовуйте свою команду для процесу розвитку гіпотез.

Як це краще зробити?

Отже, добірки фактів, засновані на первісному дослідженні, а також первісні гіпотези, розроблені, наприклад, вами й вашим замом, лунають співробітникам вашого відділу, що участвуют у розробці рішення поставленого завдання. Усім дається час на вивчення фактів і гіпотез. Головне, забезпечити всіх однаковим набором інформації. Кожному дається можливість подумати над проблемою й припустити варіанти рішень. Однак, мозковий штурм краще починати «із чистого аркуша», відкинувши всі попередні концепції, формулюючи нові ідеї. Якщо ж всі члени групи говорять уже відомі речі, погоджуючись один з одним, то ви не досягнете нічого й просто втратите час. Гірше цього може бути така ситуація, у якій лідер групи проштовхує тільки свої ідеї. У цьому випадку команда упускає можливість творчо підійти до рішення й, можливо, сформулювати краще рішення.

Головне:

• Ніхто не повинен соромитися висловлювати свої ідеї через страх того, що його перервуть словами: «Це погана ідея». Якщо висловлена ідея здається вам невідповідної, поясните - чому. Обговорення ідей - частина мозкового штурму. Можливо, після обговорення ідея набутить сенсу. Як мінімум, варто спробувати.

• Так само як не існує поганих ідей, не існує й поганих (дурних) питань. Кожне питання заслуговує обговорення.

• Як би ні гарна була ваша ідея, вона повинна бути залишена, якщо не вписується у відповіді, сформульовані всією командою. Ваші пропозиції - частина мозкового штурму, які повинні бути обговорені з усіх боків. Не вкладайте занадто багато емоцій у ваші гіпотези й не приходите на зустріч охоче вмерти, захищаючи їх.

• Не проводите мозковий штурм більше 2-х годин. Краще зупинитися до того, як команда почне «буксувати». Завжди спереду є наступний день або вихідні.

• Під час мозкового штурму краще записувати все сказане у вигляді тез - ідеями може виявитися будь-яке слово. Щоб полегшити собі завдання, роздайте кожному учасникові по блоці стикеров. Нехай записують свої думки на них. Одна ідея - один листочок.