Криза. Рецепти виживання. Знижуємо витрати на закупівлі!

Економічна криза, що усе активніше проявляється в реальному секторі економіки, змусив вітчизняні компанії всерйоз задуматися якщо не про скорочення видатків, те вуж хоча б про твердий контроль над основними статтями витрат своїх підприємств. Перший «удар» прийняли на себе інвестиційні проекти, початі або задумані, і видатки на персонал. Скорочувати персонал або знижувати зарплати ставати сьогодні навіть модним. У запалі битви за економію деякі компанії починають «різати» саме помітне й доходять до скорочення високооплачуваних співробітників, забуваючи порию про те, що це те самі «курки, що несуть золоті яйця» навіть в умовах кризи. Більше далекоглядні компанії, розуміючи, що криза приходить і йде, а бізнес залишається, намагаються як можуть зберегти колектив, або, принаймні, його кістяк. У цій кампанії, що вибухнула, по скороченню персоналу й інвестиційних проектів дотепер залишається в тіні така немаловажна стаття видатків як закупівлі. В умовах економічного росту було просто не до її. Економія на закупівлях мало що могла протиставити зростання прибутку за рахунок розширення бізнесу й росту продажів. «Краще заробляти, чим заощаджувати» - у цьому є своя правда періодів росту. Однак міняється час - міняються вдачі. Багато керівників, в умовах падіння, що намітилося, попиту й посилення конкурентного тиску на ціни продажів, придивившись до організації закупівель на своєму підприємстві, з подивом виявляють величезні резерви збереження рентабельності. У порівнянні з економією на зарплатах персоналу, що звільняється, закупівлі стають для підприємств тим самим «слоном», якого вони й не помітили. Можна для інтересу зіставити економію від звільнення двох-трьох топ-менеджерів у вашій компанії й економію від навіть п'яти відсотків зниження закупівельного бюджету. Результат вас напевно здивує. А куди йдуть іноді ці п'ять і більше відсотків у закупівлях багато керівників якщо й не знають, то вже напевно догадуються. У результаті нескладних розрахунків приходить розуміння того, що в умовах кризи економія від правильно організованої закупівельної діяльності цілком порівнянна з розміром прибутку підприємства вимагає відповідно особливого до себе відносини. Із чого почати? Кращий варіант рішення завдання зниження витрат на закупівлі - створення усередині підприємства закупівельних бізнес-технологій, використовуючи сучасні можливості автоматизації виробництва. Зафіксувавши ці технології у відповідному регламенті закупівель, і строго дотримуючись розроблених методик, ви забезпечите собі одержання стабільного результату по підтримці мінімального рівня закупівельних цін при необхідній якості й умовах поставки. Спробуйте почати з очевидного: 1. Класифікуйте, якщо цього ще не зроблено, закуповувані товарів по ступені впливу на витрати. Регламентуйте, що і яким способом купувати із впровадженням для самих значимих закупівель конкурсних технологій (запити котирувань, електронні аукціони, відкриті конкурси й аукціони на закупівлю тощо); 2. Проаналізуйте способи одержання постачальниками інформації про ринок закуповуваних товарів і організуйте безперервний незалежний потік актуальної інформації про ціни й постачальників. У цьому допоможе реклама закупівель вашого підприємства на спеціалізованих інтернет-ресурсах або друкованих виданнях. Існують так само спеціалізовані ресурси для постачальників, що роблять послуги з підтримки в актуальному стані прайс-аркушів не тільки ваших постійних постачальників, але і їхніх конкурентів. Ви одержите об'єктивну й незалежну картину обґрунтованості ваших закупівельних цін. А прозорість і доступність інформації забезпечить економію за рахунок усунення особистих переваг співробітників постачання при виборі постачальників 3. Попрацюйте над системою створення й підтримки високого рівня конкуренції серед ваших постачальників. Забезпечте всім рівні умови для конкуренції й можливості зробити вам більше вигідна пропозиція. Використовуйте для цього свій сайт, розмістивши на ньому закупівельну сторінку з функцією одержання електронних комерційних пропозицій від постачальників, або скористайтеся послугами спеціалізованих інтернет-ресурсів. 4. Формуйте імідж своєї компанії як надійного, постійного й платоспроможного замовника. При невеликих обсягах закупівель прибігайте до технологій створення «закупівельних союзів» з партнерами або навіть конкурентами. 5. Проведіть ревізію існуючого порядку взаємодії підрозділів, (планування закупівель, строків формування, узгодження, затвердження й виконання заявок) і оптимізуйте ці процеси, забравши можливі «люфти» і «тертя». 6. Ще раз перерахуйте норми резервування товару на складі й величину нормативних залишків і страхового запасу. Це дозволить скоротити товарні запаси й визволити додаткові оборотні кошти до незвичайної радості фінансових директорів. 7. Розробіть із обліком всієї проробленої вами роботи процедури й правила (технологію) роботи менеджерів по закупівлях. Безумовно, для будь-якої технології потрібний професійний інструмент. Буває простіше розробити ефективні бізнес-процеси, чим змусити співробітників строго додержуватися цих процедур і правилам. Кращого результату на цьому шляху досягають ті, хто починає йти шляхом автоматизації постачання й вирішується «зашити» розроблений регламент закупівель у програмний продукт, використавши його в якості автоматизованих робочих місць відділу постачання. Випливаючи логіку програмного продукту, співробітники вільно або мимоволі змушені будуть проходити всі етапи прийнятого регламенту, забезпечуючи тим самим одержання заданого економічного результату. Бажана архітектура автоматизації постачання могла б виглядати так: Однак існуючі можливості доступних за ціною облікових і бухгалтерських програм явно недостатні для ефективної «прошивання» регламенту закупівель в організації, а інвестувати серйозні суми в дорогі програмні продукти, навіть орієнтовані на завдання зниження витрат, зважиться зараз не всякий керівник. Віддати гроші, щоб заощадити - це все-таки вимагає певного перевороту у свідомості. У цій ситуації можуть виручити коробкові варіанти програмних продуктів по автоматизації постачання, якщо такі зустрічаються у вашім регіоні. Якщо в такого програмного продукту існує ще й сервіс по підтримці в актуальному стані прайс-аркушів виас, що цікавлять, постачальників із площадкою для організації електронних торгів, то вважайте, що вам крупно повезло. На жаль, кількість таких компаній, що роблять цей комплекс послуг поки невелико. Якщо ж вам все-таки вдалося укласти договір з такою компанією, то у вас є всі шанси перетворити свої закупівлі в усвідомлений, прозорий і керований бізнес-процес. А коли витрати на закупівлі прозорі й керовані, значить утримати їх у необхідних рамках стає вже справою техніки. Бажаємо успіхів!

Джерело: www.e-xecutive.ru